Przebudowa biur nie jest na czele umysłów większości właścicieli firm, gdy zakładają sklep, ale jest to coś, z czym mogą się zmierzyć, jeśli ich firma zacznie się rozwijać. Wraz z rozwojem firmy, Twoja fizyczna przestrzeń również musi rosnąć, ale może to być trudne do skoordynowania, jeśli nie jesteś odpowiednio przygotowany. Częścią planowania przebudowy biura jest zrozumienie przygotowań, które mają na celu zapewnienie, że wszystko pójdzie tak gładko, jak to możliwe i pozostanie zgodnie z celem. Najgorszym scenariuszem jest posiadanie nieproduktywnych pracowników lub sfrustrowanych klientów z powodu przebudowy.
Ten przewodnik dotyczący przygotowań pomoże Ci w przebudowie Twojego biura – dzięki czemu przejście będzie tak płynne, jak to możliwe dla Ciebie, Twoich klientów i pracowników.
Zidentyfikuj typ przebudowy
Powinieneś rozpocząć przygotowania do przebudowy swojego biura, decydując o rodzaju przebudowy, na który się wybierasz: 1) budując zupełnie nowe biuro od podstaw, 2) przerabiając istniejącą przestrzeń z kilkoma większymi lub drobnymi remontami.
Budowanie nowych biur dla Twojej firmy
Budowa nowych biur dla Twojej firmy jest mniej uciążliwa dla Twoich pracowników i klientów, ponieważ działalność może być kontynuowana w trakcie budowy nowej siedziby. Twoim głównym celem z perspektywy pracownika i klienta jest koordynacja faktycznej przeprowadzki do nowej lokalizacji po jej zakończeniu.
Inną rzeczą do rozważenia przy nowym zabudowie jest upewnienie się, że wszystkie plany dotyczące biur i przestrzeni roboczej są wykonane z wyprzedzeniem. Zaplanuj układ i przepływ przed rozpoczęciem budowy, aby upewnić się, że możesz rozpocząć działalność ponownie, gdy tylko przeprowadzka zostanie zakończona. Łatwiej jest też zmienić układ na etapie projektowania niż po rozpoczęciu budowy. Ustal, w jaki sposób chcesz ustawić stanowiska pracy, gdzie chcesz zlokalizować pokój socjalny i jakich dodatkowych udogodnień będziesz potrzebować dla swoich pracowników, takich jak kuchnia, sala konferencyjna itp. Współpraca z profesjonalnym wykonawcą jest konieczność realizacji planów zgodnie z rozsądnymi oczekiwaniami.
Renowacja obecnej przestrzeni roboczej
Jeśli modernizujesz swoją obecną przestrzeń roboczą, musisz zaplanować wpływ, jaki może to mieć na produktywność pracowników i wrażenia klientów podczas odwiedzania Twojej firmy. Z drugiej strony remont obecnej przestrzeni jest łatwiejszy w tym sensie, że rozumiesz już budynek, w którym się znajdujesz, ale będzie to oznaczało wyzwania podczas procesu przygotowawczego.
Pierwszym krokiem będzie podjęcie decyzji, w jaki sposób przeprowadzisz renowację, od jakich obszarów zacząć, a następnie poczynisz ustalenia dla pracowników w tym obszarze, aby mogli nadal być produktywni w innych miejscach. Twoje przygotowanie musi obejmować przestrzeń, w której pracownicy będą mogli pracować do czasu, gdy ich powierzchnia będzie kompletna, a także miejsce dla klientów do odwiedzenia bez konieczności przebywania na placu budowy.
Warto być otwartym ze swoimi pracownikami i informować ich na bieżąco o statusie remontu – ile czasu ma potrwać, czy są jakieś opóźnienia w remontach, jaki jest plan i proces dla każdego miejsca pracy, i jak zamierzasz starać się, aby były jak najbardziej bezproblemowe i produktywne. Jeśli nie poinformujesz o tym swoich pracowników, możesz narazić się na demotywację i obniżenie ich morale przez pozornie niekończący się proces renowacji.
W zależności od Twojej firmy może być konieczne wykonanie pracy poza normalnymi godzinami pracy, aby nie zakłócać odwiedzających klientów lub pracowników. Upewnij się więc, że masz również plan dostępu po godzinach do siedziby firmy.
Komfort klienta
Inną kluczową kwestią są Twoi klienci i to, jak wpłyną na nich Twoje remonty. Jeśli zamierzasz przeprowadzić się do zupełnie nowego budynku, musisz przeprowadzić przeprowadzkę w spokojnym okresie pracy lub w weekend. Możesz także przyjrzeć się wykonywaniu ruchu wieczorami, etapami.
Coś, co musisz wziąć pod uwagę, to utrzymanie otwartej przestrzeni na przyjmowanie i interakcję z klientami. Upewnij się, że masz powiadomienia dotyczące remontów i czasu ich trwania. Jeśli musisz zamknąć biura na krótki okres, może być konieczne zaplanowanie biura poza siedzibą, które będzie można wykorzystać w tym okresie. Możesz jednak również wziąć pod uwagę, że przebudowa biura odbywa się w spokojniejszym okresie, na przykład w czasie wakacji, co pozwoliłoby na jak najmniejsze zakłócenia w Twojej firmie.
Miłą uprzejmością dla klientów jest przeproszenie za niedogodności i zaproszenie ich na przyjęcie z okazji ponownego otwarcia, aby byli szczęśliwi, poinformowani i czuli, że są częścią Twojej biznesowej rodziny.
Łatwy przepływ od starego do nowego
Zanim rozpocznie się przebudowa biura, upewnij się, że masz listę kontrolną zapasów i plan układu z każdego biura i każdego obszaru. Wykonanie tych czynności z wyprzedzeniem spowoduje mniej zamieszania, gdy biuro zostanie zapakowane. Pomoże to po zakończeniu renowacji i konieczności rozpakowania – nie chcesz, aby zastanawiałeś się, co dokładnie musi gdzie iść. Wypełnienie przez każdego pracownika listy kontrolnej dla swojego obszaru ułatwi rozpakowanie i organizację.
Upewnij się również, że masz system do przeprowadzki, więc na przykład pudełka z pokoju konferencyjnego są oznaczone jako takie i trzymane z boku, aby wrócić do pokoju konferencyjnego. Takie planowanie i etykietowanie pomoże skrócić czas potrzebny na ponowne uruchomienie firmy.
Komunikacja jest kluczowa
Jednym z najważniejszych elementów przygotowania do przebudowy biura jest komunikacja. Musisz upewnić się, że plan remontów jest skutecznie komunikowany każdemu pracownikowi. Plany muszą być szczegółowe i podawać dokładne terminy oraz to, co musi się w tych terminach wydarzyć. W ten sposób wszyscy pracownicy będą dobrze rozumieć szczegóły każdego kroku.